【81】Alfresco 転送、破棄を中心に

今日はAlfrescoの続きですが、前回のミステリー・サスペンス「太郎と次郎の行方不明事件」のダイジェスト版と一緒に、続編「金太郎はどこへ！」をお届けします。

前回のブロクにあるように、転送先を指定しないまま転送したファイルがどこに行ってしまうかの謎を解くところから始めます。

参考にするのはAlfrescoマニュアルのtransfer, accessionの辺です。

https://docs.alfresco.com/governance-services/latest/using/manage-fileplan/

まずは、前回の作業をもう一度確認します。

予備知識として「破棄（destroy）」について

• ルールにのっとった処分（disposal）の一つ
• destroyしても、もとのところにフォルダの痕跡とメタデータは残る
• 破棄したことは監査ログに残る（破棄のタイムスタンプあり）
• 破棄レポートを出力して保存することも可能

受諾（accession）後に転送（transfer）をやってみる

1. 「2018年度企画展」>「太郎」を作成し（ここまではカテゴリ＝フォルダ）、ファイル「脅迫状」を「保管整理プラン」メニュー（画面上部メニューが並んでいるところ）を使って取り込み（注意：ファイルレベルでなければファイルを取り込める機能は使えない）
2. メタデータを編集し、レコードとして宣言
3. カテゴリのメタデータの編集
• 保管権限設定
• 保管指示を「永年保存」に設定
• 保管スケジュールの編集で「カットオフ即時」のあと「受諾」（accession）するように設定
4. その後、「受諾」する
5. そうしてら、即座に「転送」フォルダに移動された
6. 「転送」フォルダに行き「太郎」のアクション選択肢から、「転送完了」をクリックしてみたら
7. 太郎消える！

転送（transfer）だけをやってみる

1. 「次郎」フォルダ作成
2. 保管スケジュールの編集で「即時カットオフ」「即時転送」「転送後即時破棄」と設定
3. その後、転送クリック
4. 「次郎」消える！

結論：転送先を指定せず転送したファイルがどこに行ってしまうかがわからない。

↓こちらが保管スケジュールの編集画面

実は、今日は前回の作業をもう一度再現する過程で、エラーばっかり出て、あまり進みませんでした。パソコンの調子も参加者の調子もいまいちでしたね。ただもう一度確認できたことは、

1. 転送先をいつどこで指定するのかわからない
2. 転送先が決まってないものの行方がわからない
3. カテゴリレベルでは「保管整理プラン」のメニューが使えない（つまりファイルの取り込みができない）

です。

番外編：プロセス図

プロセス図は何で、いつ、どこで、出るか確認してみます。

関連マニュアルはここ

Create and manage workflows

https://docs.alfresco.com/content-services/latest/admin/workflows/

上のようなものがプロセス図ですが、ワークフローの進捗状況を示すものです。上の絵は作成した文書を、2名レビュアーで、100％承認制にしてワークフローを開始した際、一人が却下した場合のものです。

起案が却下されたので新しいワークフローを作成してもう一度起案します。（どうも以前のワークフローを再利用することはできず、同じ案件でも再度起案する場合は、毎回ワークフローを作成しなければならないようです）そこで、承認まで完了させてみました。その後、承認した履歴がどう残るかを見てみます（レコードマネージャー＆アーキビストは気になるところでしょう）

しかし、ここでもう一つの行方不明事件が起こりました。

承認された「金太郎調書（以下金太郎（笑）」を移動することにしていたのですが、その「金太郎」も消えました。太郎次郎に続き、金太郎も行方不明です。Alfrescoはブラックホールでしょうか。レコード検索で調べるとなんと移したはずのない別の所に入っていました。（文書あるなしで揉めているうちにあるはずのない文書が変なところから出てくる日本のレコマネに似ていますね。苦笑）謎ですが、まぁ、操作ミスかPCの調子が悪いことにしておきましょう。

ワークフローの履歴はメタデータとして残るのか？

それはともかく、「金太郎」が見つかったのですが、それに承認者のメタデータがあるか見てみると、作成者情報はあるけど、承認者情報はありません。それは、記録として良いのでしょうか。（良くないよね…）情報がどこかにあるかもしれませんが、今日はここで力尽きです。

ということで、ワークフローがメタデータとして出力できるかは次回の宿題にします。

以下は「金太郎」メタデータ一部ですが、参考まで。

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次回は、4月16日です！

宿題は次の2つです。

1. Alfresco Content Serviceのワークフローがメタデータとして記録されるかどうか.
   ちなみに、これについてはDoD 5015.2の要件に含まれておりません。
   https://www.esd.whs.mil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodm/501502std.pdf
2. 次に何をするかを考えてくる
   現在は、Digital Storageの管理アプリ、ArchiveSpaceが上がっています。

以上！