今日は体調が悪いかたやお仕事の関係で参加者が少ないなかで前回からスタートです。
”課長”でログインし、”レコード管理”→”整理保管プラン”へ。
予算→予算2019→予算計画 という階層を確認し、”予算計画”にアイテムを移管することを実験します。が、作業途中で、対象が変わります。階層の深度は一緒なので、問題はありません。
っということで、マニュアルを見つつ確認していきます。
今日は無駄なことは書かずに作業した手順を記すことにつとめます。
【The File Plan】→【Building The File Plan】
ここで、パーミッションの管理が必要なことが記されていたことから、そちらを先に実行することに。
【Managing Permissions】→【Setting user permissions】
レコード管理のマネージャー（manetaro）でログインし、レコード管理の管理者用ツールでそれぞれの役割を確認し、ユーザーの役割を設定します。
ここではmadogiwaをユーザーに、manetaroを管理者に、kachoをパワーユーザーに、セキュリティ役員をbuchoにそれぞれ設定します。
【Loading test data】
テストデータを追加します。
・
←をくりっくし、ダッシュボードの編集→ダッシュレットの追加：RM Data Set Importを追加
・データセットのインポートが見えるので、データセットの選択からファイル［DOD 5015 Example Data］を選択→テストファイルが追加されます。
【Retention Schedule】→【Creating a retention schedule】
レコードの管理→メタデータの編集→保存
※適用先はここでは選択できず。
【Creating retention schedule steps】
・カットオフに設定、カットオフの期間を2週間に。ステップの説明を記載して保存。
・ステップの追加→破棄を選択→即時を選択→ステップの説明を記載して保存。
・設定したファイルに保管ステップの記載が表示されます。
文書のアップロードと［記録管理］に移動
・madogiwaでログイン→ファイルの追加→ワークフローの開始：ファイルを選択し、レビュアーをkachoに設定、ワークフローの開始。kachoでログイン、madogiwaからのファイルを確認、タスクの編集：レビュー→ステータス・応答コメント→終了。
・madogiwaでログイン、タスクの編集、タスクの完了。あなたの文書→ファイルを移動：移動先→共有ファイルを選択。
ここで、共有ファイルに入った文書ファイルをレコード管理サイトに送ろうとするも出来ず。kachoでも出来ず。そこで、manetaroでログインするとレコード管理サイトに”コピー”を送ることが可能となった。ということは、権限の問題なのか？ということに。
さらなる疑問が。
・レコード管理のサイトメンバー・レコード管理の管理者で設定したユーザーの役割の4人のうち、manetaroのみが整理保管プランに入ることができるということはどういうことなのか。
・いろいろな役割を設定していることはわかりますが、サイトメンバーに指定しているのにもかかわらずそこに入ることもできないというのは問題なのでは、
上記の疑問を解決しようと話し合いに。一点、
”サイトメンバー”で投稿者になっていることが問題なのでは？
ということで、投稿者から共同作業者に設定を変更してみます。
・buchoでログイン→レコード管理→共同作業者になっていることを確認。
※「投稿者」となっているプルダウンで「共同利用者」選択します。
が、文書ファイルの移動について、結局出来ず。整理保管プランも見えません。
なにが問題なんだーーーーーー！！！！！
ここで朗報！！
https://docs.alfresco.com/ags/concepts/rm-manage-permissions.html
にて、フォルダー毎に権限を設定することで問題が解決できるという情報！
いろいろと面倒なので、
・管理ツールからグループを作成→レコード管理→整理保管プラン：フォルダを選択し権限の管理→ユーザー／グループの追加で作成したグループを追加。
・対象カテゴリの「権限の管理」で作成したグループを追加して保存。
buchoでログイン→記録管理→整理保管プランを確認。いけたーーーーー！！！
文書ファイルの移動は！！いけたと思ったらエラーーーーー！！！
・・・
ひょっとして、階層毎に権限を設定するのでは？？ということで、カテゴリの階層毎に権限の継承を実行→だめ～！！！！
ってことで、心が折れました。ええ、ボッキリと。そこで最期に、文書ファイルの作成者であり、「レコード管理サイト」のマネージャー：manetaroでファイルの移管を実行。
普通にいけました。
こうなると、全員にマネージャー権限を持たせるという、権限もなにも無い状態を思い浮かべ全員さらに折れます。
もう、、、ご飯、、、たべよう、、、
次回は、2月19日です！
Filing Recordsからです。
【追記】
後日、以下の点がわかりました。
「↑整理保管」（「インポート」の左隣）で文書を整理保管プランのフォルダーに入れることができました。これは、自分のマシンにある文書から選択します。
次にわかった、というよりもなぜか成功した点です。
ユーザー「窓際」で、「共有ファイル」にある文書を整理保管プランのフォルダーに移動することができました。金曜日はエラーが起こったのですが、どういうわけでしょうか。
