本日も引き続きAlfrescoです。
本題に入る前に、Alfrescoには、オープンソフトウェアのCommunity版とEnterprise（製品版）があり、私たちがさわっているのは、無料でつかえるCommunity版です、と前置きしておきます。
では、前回の最後で、
・インポートではなく整理保管で自分のマシンに入っている文書を入れることができる
・稟議文書の画面では、なぜか次の日整理保管へ移動できていた
ということでしたので、それを確認するところからはじめます。
前回：
「「整理保管」（「インポート」の左隣）で文書を整理保管プランのフォルダーに入れることができました。これは、自分のマシンにある文書から選択します。」
このように書いています。
「整理保管」と「インポート」の違いですが、
「整理保管」は英語だと「File」になっています。
インポートは、インポートするファイルの選択→Alfrescoから整理保管プランを入れるための機能。つまり、さきにAlfrescoプランを作っておいて、それにそって一気に入れるという機能だそうです。
では、「整理保管」を押してみます。
電子はアップロードされているファイルが選べます。非電子はテキストでレコードのメタデータを入れることになります。
非電子の場合、名前、タイトル、説明、物理的なサイズ、コピー数、保管場所、棚、箱、ファイルなどが入力できます。
物理的なサイズは0～32bitサイズまでの数値のみで、A4などの判型は入れられません。
事前に組織としてサイズはなにを示すかと決めておく必要があるようです。
書架延長が一番入れるのにいいだろうという指摘がありました。
箱数にしても、どんなサイズの箱を使っているかは、各機関さまざまですもんね。
こうしたメタデータを入れると、レコードとして承認されるようになるはず。
というわけで、実際にやってみました。
●レビュアー一人承認のファイルがきちんとレコードとして認識されるかやってみましょう
窓際さんが企画書を課長に提出します。
→ワークフローの開始
→アイテム選択 企画書
→レビュアー選択（課長）
→期限（今日中）
これで、一通り手続きが終わりましたので、ユーザー変更して、課長でログイン
ダッシュボードで承認します。
もう一度作成者（窓際）へ戻って承認されていることを確認します
今回は、きちんとリポジトリのsharedに入っていました。
では、承認されたので、レコード管理サイトに移管します。
きちんと移管されたか、レコードマネージャー権限で入りなおして、サイトにログイン。確認します。
レコード管理サイト→整理保管プラン→きちんと入っていました！
まだ「未完了レコード」なので、レコードにする作業を説明にしたがってやっていきます。
ここからは、Filing RecordのFiling an unfiled recordからスタートします。
https://docs.alfresco.com/ags/concepts/rm-records-overview.html
まずは動画で確認です。
ちなみに、unfiled recordは、日本語だと「保管されていないレコード」となっています。
整理保管プランのなかに入っているなかで、整理保管されていないレコードという意味でしょうか？でも、どうやってここに入れるのかがわかりません。
メタデータを入れると、「レコードの完了」が押せるようになるようです。つまり、きちんとレコードとして成立していないとダメ、きちんとアーカイバルボンドをつくらなければ、レコードとして認められないということだそうです。
理にかなっている！
そのため、きちんとつくってみることにしました。
権限が付与されたユーザーでレコード管理サイトへ
昨日入れた未完了ファイルを選択、その他から「レコードの完了」を押してみます
→失敗しました。ちゃんと要件が入っていないとレコードになりません。
メタデータをきちんと入れないと「完了」できないことがわかりました。
では、そのとおりにやってみます。
その他→レコードメタデータの追加→PDFレコード（ちなみに、ここは必須ではないそうです。必要なときだけ入力してください）
つぎに、メタデータの編集で、作成者など要件を入力します。
制作アプリケーションヴァージョンが必須になっていますが、ファイルのヴァージョンがわかりません。ひとまず適当に入れて保存します。
これで「完了」できるはず…動画で確認します。
https://docs.alfresco.com/ags/tasks/rm-record-declare.html
なぜかファイルがcut offされてしまいました…
なんと、貼りつけられた動画がまちがってました！
実際に「レコードの完了」を押したら、無事「完了」しました！
メタデータを入力したことで、文書がレコードになりました。
すると、監査ログが見られるようになりました。
監査ログのエクスポートをすると、HTMLなどが見られるようになり、不正のチェックなど行えるようになるようです。
しかし、なぜか監査ログを一回消したら、二度目に入れなくなったので、別のレコードを完了してみます。
レコードメタデータの追加はしなくてもいいということなので、ダイレクトにメタデータの編集をします。
あれ？なぜか監査ログが表示されません…バグりました。(→あとから、バグではなく別ウィンドウで開いていたのに気づかなかったことがわかりました。)
権限の管理は見れました。アクセス管理をだれがしているか見られます。
なぜ監査ログが見られないのでしょうか？
バグではなく、一回ログを見て保存したため、新しいログがなくなったからではないのかという指摘がありました。
もう一回メタデータ編集してみようとしたのですが、レコードとして完了したので、一部しかいじれません。
受信者を変更して、保存、もう一度監査ログを試します。
やはり監査ログが表示されません。
一回しか表示されないのは、やはりバグのようです。（→実際にはちゃんと開いていたそうです）
では、つぎの作業に移ります。
完了したレコードは、リンク先を追加できるそうです。
移動先をクリックすると、別の場所に文書を移動することができました。
さきほどの動画にもどると、レコードにしてからは、1点単位でcut offができるようです。
つまり、1点単位でのリテンションスケジュールが設定できるということです。
保管のスケジュールを開き、適用先を1点単位で選べばできるはず…なのですが、テスト版なのでファイルが選択できませんでした。
●リクエストをだしてみよう
説明書を順番に見ていくと、メタデータ入力時に、作成バージョンなどがわからなかったとき、リクエストがだせることがわかりました。
その他→情報のリクエスト→公開日などわからない情報を入力して、作成者に問い合わせメールがだせます。
作成者に公開日について問い合わせてみました。
作成者でログインしなおすと、「あなたのタスク」にリクエストが来ています。
メッセージを返すと「タスク」から消えました。
レコマネにもどると、ちゃんと返事が来ています。
ただ、自動では公開日（リクエスト）が入りませんので、手動で入れます。
ちなみに、ファイルの番号は自動で入るようです。
●Easy access recordsです。
https://docs.alfresco.com/ags/concepts/rm-easy-access.html
でもマニュアルを見てもよくわかりません。作成者が業務上どんどんつくったファイルをレコードにするということのようです。最終的には、レコードマネージャーきちんと最終判断するとなるようです。
しかし、動画で選択している機能がテスト版には見当たらないので、なので、つぎにいきましょう。
●Classifying files and folders
まずドキュメントライブラリに行くように指示があるのですが、どこにあるでしょう？
探しているときに、レコマネ権限で入ると、リポジトリでいろいろなことができることがわかりました。
閑話休題
リポジトリのなかに、ドキュメントライブラリーがありました。
→ファイルを選択
→「その他」にClassifyがあるか確認
「その他」がありません！
レコマネサイトに移動してみます。
整理保管プランからフォルダを開くと、「その他」はありますが、Classifyはありません。
フォルダがオープンだからできないのでしょうか？
なんと、商品版だと自動で入っているそうですが、コミュニティ版ではthe Security Controls featuresをどこかから持ってきていれないといけないということです！
だから、Easy access recordsの項目がなかったのですね…
「ここまではコミュニティ版でできるよ」ってはっきり書いてくれればいいのに、との声…同感です！
どうやら、コミュニティ版では、getting startの範囲しかできないようです。
でも、限界があることはわかりました。
できる範囲でどんな使い方ができるか試すことに意義がある！
次回3月5日もアルフレスコを触っていきたいと思います。（→バグと勘違いした監査ログのエクスポートから始める予定です）
復習かねて、リテンションスケジュールなどいままでやったことをもう一度確認していってみましょう。
まだやれていない機能も試してみます。
しばらく離れていた人も、ぜひお越しください。
