【75】Alfresco レコマネ機能の続き

 あけましておめでとうございます！

• (ｏ’v’)･.｡*ｧヶﾏｼﾃぉめでとぅ*｡.･(‘v’o)

コロナ禍で大変な新年となりましたが、道場では幸い誰も感染者は出ず、新年を迎えました！パチパチパチ！ 新年も大人の勉強会頑張ります〜

さてさて、今日もAlfrescoの続きで、レコマネ機能を確認します。レコマネ機能とは、作成した文書を記録として宣言し、管理するものです。ですので、記録として宣言したあとは修正・変更ができないと思われます。今日はそのへんの流れと機能を試してみます。

日本語の文字化け

その前に、日本語環境を整えるためには、文字化けを治す必要があります。いつものブログ参考にします。http://labo-blog.aegif.jp/　

以下はhttp://labo-blog.aegif.jp/から引用し、まとめたものです。いつもaegifさんにお世話になっています。ありがとう！

まず、libreofficeのためのDockerをインストールします。docker-compose.ymlのあるディレクトリにlibreofficeディレクトリを作成し、以下のDockerfileを作成します。

FROM alfresco/alfresco-libreoffice:2.1.0

 

USER root

 

RUN yum install -y \

            ipa-gothic-fonts \

            ipa-pgothic-fonts \

            ipa-mincho-fonts \

            ipa-pmincho-fonts \

           &&yum clean all

 

USER libreoffice

その後、docker-compose.ymlの、以下の部分を

libreoffice:

    image: alfresco/alfresco-libreoffice:2.1.0

    mem_limit: 1g

    ...

以下のように変更します。

libreoffice:

    

    build:

        dockerfile: Dockerfile

        context: ./libreoffice

    mem_limit: 1g

    ...

これで、実行してみますが、結局文字化けは解消できませんでした。キャッシュなどの問題でうまく行かない可能性があるようなのですが、キャッシュを削除する作業をすると以前のデータは消えるらしい。

そこでライセンスの問題かなと思い、docxファイルではなく、odtファイルをアップしてみました。そうすると日本語のレビューがAlfresco上で表示されるようになりました。しかし、どうすればdocxファイルを見られるようになるかはわかりません。

aegifさんのブログには、「Azure PortalでMicrosoft 365の連携設定を行う」という記事があるので、おそらくお金が要るだろうなとくらいにして、我々はこの問題はパスします（笑）。

レコマネ機能の確認

バージョンは異なりますが、以下のガイドが参考になります。

Getting Started with Alfresco Records Management（Enterprise Edition 3.2r）

http://www.formtek.com/rm/Alfresco_Enterprise_Edition_Getting_Started_with_RM.pdf

我々はとりあえずAlfrescoを色々試していたのですが、結局はガイドをみると、以下のような流れがあるようです。

1. Log in 
2. Designing the File Plan
3. Create a disposition schedule
4. Filing items to the File Plan
5. Declaring a record（メタデータ付与）
6. Managing records folders
7. Managing records
8. Searching for records
9. Manage the Records Management

実際の我々の作業は結構右往左往しましたけど、結局やったことは下記のシナリオ通りのことでしたので、その順番で整理してまとめます。ガイドにも似たようなシナリオで説明されています。

1. ファイルを作成し、ワークフローを開始・稟議
2. 承認（レビュー）を得る→業務修了
3. レコード管理サイトを作成
4. ファイル計画（File Plan）を作成：シリーズや、分類、フォルダを作成
5. 保管スケジュール（Disposition instructions）を作成
6. 文書をアップロードし、記録を宣言（declaring records）

ワークフローを開始（稟議）、承認を得る。

社員平が、作成した文書を、係長にレビューしてもらうことにしてみます。社員平でログインして、該当文書をアップロードしたあと、ワークフロー開始メニューを押して、レビュー条件を入力します。この作業は以前やっているので、省略します。ブログ69をご覧ください。https://irisawadojo.blogspot.com/2020/10/69alfresco.html

しかし、ここで注意することが一つあります。

以下は、係長の画面ですが、承認するアイテムが見えません。これは社員平が自分のサイトで、レビュアーにそのファイルを見られるように権限設定を行う必要があります。「あなたのファイル」の右側に「権限の管理」があるので、そこで該当ファイルの権限を設定できます。

レコード管理サイトを作成

一応これで、文書を作成し、承認したことで業務が修了したというシナリオが完了しましたので、次は、それをレコマネに渡す作業に移ります。

サイトメニューから「レコード管理サイト」を作成します。

作成すると、上記絵の背景にあるあなたのサイトにレコード管理サイトが現れます。

サイトに関係するメンバーも設定します。メンバーの役割には以下のようなものがありますが、我々は係長が所属しているA部を管理者で設定してみました（実際こんなことはありえませんが‥笑、適当です。）

• マネージャ：サイトのすべてのコンテンツ（本人とサイトの他のメンバーが作成したコンテンツ）の全権限を持ちます。
• 共同作業者：本人が所有しているサイトコンテンツについてはすべての権限を持ちますが、他のサイトメンバーが作成したコンテンツについては編集権限のみで、削除権限はありません。
• 投稿者：本人が所有しているサイトコンテンツについてはすべての権限を持ちますが、他のサイトメンバーが作成したコンテンツについては編集も削除もできません。
• 利用者：サイト内での表示権限だけを持ち、自分のコンテンツは作成できません。
  

　　※https://docs.alfresco.com/using-ja/references/permissions_share.html

ファイル計画を作成

ここは、組織の機能分類や、カテゴリ、フォルダなどを設定するところです。事前に組織内でどのような分類を設けるかの計画がないと入力せきませんね。まさに記録管理です。我々はテストで以下のように、2020年度採用＞募集というフォルダを設定してみました。保管スケジュールは2020年度採用のレベルで行います。

保管スケジュールに起算日（カットオフ）と保存期間を設定し、処理内容を記載します。我々は次回の道場でテストを行うため、13日後破棄という設定にしてみました。

文書をアップロードし、移動

次は、業務が終わったファイルにメタデータを登録し、レコード管理サイトへ移動し、記録として宣言します。

以下のように未完了のレコードに、右にあるメタデータ編集メニューを利用して、メタデータを入力します。結構細かく入力するので、我々はパス（笑）しました。

Adding record metadata

https://docs.alfresco.com/ags/tasks/rm-metadata-add.html?m=2

ちゃんとしたメタデータ付与された画像がガイドの21pにあるので、ここに引用します。↓

メタデータ入力が完了したら、該当するフォルダへ移動することで、レコード宣言できます。一旦レコードとなると変更ができないようです。ここで変更ができるか色々いじってみましたが、できないみたい。変更できると改ざんになるよねと、若干議論になりました。桜〜桜〜が思い出すところです。笑

とりあえず、ここまでできました。なんとなく理解できた気がします。でも、大人の勉強会の醍醐味は2週間経つと誰も覚えてないということでしょうか。でも誰も怒りません。道場の良いところです。(￣▽￣;)アハハ…

今日はここまでです〜

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次回は1月22日です。

皆、家で一人で遊ばないで一緒に遊びましょう！待ってまーす。