今日もAlfrescoの続きです。
前回の続きということで、今日はワークフローを触ってみます。
前回「コロナ政策」というサイトを作り、メンバーも追加して、いくつか文書を登録している状態ですので、今日は登録されている文書を編集→起案（ワークフロー開始）→レビューしてもらうという流れを想定してみます。
まず、ファイル編集する方法はマニュアルの通りに進めます。
Alfresco documentation
チュートリアル
チュートリアルがわかりやすかったのですが、（Google Docsで編集する場合は）編集後、（Google Docsは自動保存なのでそのままタブを閉じて）Alfrescoに戻り、Google Docsをチェックインすると、編集したファイルのバージョンをどうするか選択。そうするとAlfrescoに反映されます。
ただ登録されているファイルの中を見ると、日本語が文字化けしました。これは日本語フォントがないためなので、大きい問題ではなさそうです。方法は以下のブログが詳しい。
では、タスクとワークフローに進みます。
マニュアルはここ↓
https://docs.alfresco.com/using-ja/concepts/mytasks.htmlやり方はマニュアルやチュートリアルに譲り、ここでは迷ったことを中心に書きましょう。タスクがあって、それをみんなで進めるために、ワークフローを開始するわけですが、どうもそのやり取りが上手く理解できませんでした。今日想定していた、ファイルを編集し、それを見てくれと渡し、その返事が帰ってくる。このような流れです。
全体的には以下のような流れで進めます。
- タスクを作成
- ワークフローを開始
- 確認してほしい内容をメッセージ欄に記入
- レビュアーを選択
- アイテム（ここでは文書）を添付
- ワークフローを開始
そうすると、レビュアーのところには確認を待っているタスクが表示され、以下のような画面から確認結果を戻すわけです。
ここでよくわからないのが、ステータスと承認と却下の使い方です。
ステータスには、開始前、進行中、保留中、キャンセル済み、完了済みで選択可能です。これはレビュアーが変更しても起案者には見えませんでした。起案者のところにも、タスクの管理には同じステータスメニューがあります。これは、おそらく自分でタスクの状況を管理するためなのではないかという話になりましたが、なんだか仕組みがよくわかりません。
承認と却下ですが、却下の場合通常であれば再度提案できるかなと思うわけですが、そうではなく完全に終了するみたいです。マニュアルを読むと、承認か却下をすると、レビュアーのタスクリストからは完了したということで消える。起案者（ワークフローを開始した人）に戻るらしいですが、なんだかやり取りが簡単過ぎて冷たい。何度かやり取りする場合にはどうするんだろうという話になりました。
マニュアルを見ても、この両者のやり取りがどう行われるのか、ちょっとわかりにくいです。
タスクを管理する
このやり取りについては、以下に例が書いてありました。（後日調べ、Hさん、サンキュ！）
次回はこれがちゃんとシステムに反映されることを確認ですかね。
とにかく以下は、却下されたワークフローの事例です。
Igarashiさんが起案して、Horiuchさんがこんなもん出せるか！とコメントし、3分後に却下したことがわかります（画質悪くてすみません！）。きちんと確認もせず、こんなコメントを出すなんて、もはやパワハラです。（これはもしかしてパワハラの証拠としても使える？笑）
ちなみに、可愛そうなサラリーマンIgarashiさんはこちら（あまり見えませんが…笑）パージョン履歴もこのように表示されます。
なんとなくここまで来ました。Alfrescoは他と違って、有料版があるので参考書籍が出ているようですね。商売になるとやはりこうなりますか…お金は大事ですね。
ではでは、次回は11月13日（金）19時ころ〜です。
次回は、ワークフローの再確認と、Community版は記録管理機能があるのか？（後日の質問）などを確認しましょう。
後日追加
記録管理機能（Alfresco Governance Services (AGS)）の無料版モジュールがありました。以下のサイトを参照。
Alfresco Governance Services Community Edition 3.0
AGS 3.0インストールのページ
Alfresco Community Services (ACS) 6.2（今試しているソフト）リリースの説明文
ACS6.2に合うのはAGS3.2と説明されている。
ACS 6.2に合うAGS 3.2は入手可能か？という質問
なさそうなので、ACSのダウングレードがいるかも。そうでないといいなあ。
