Irisawa Dojo / 入澤道場: Alfresco

ラベル Alfresco の投稿を表示しています。すべての投稿を表示

2021年4月3日土曜日

【81】Alfresco　転送、破棄を中心に

今日はAlfrescoの続きですが、前回のミステリー・サスペンス「太郎と次郎の行方不明事件」のダイジェスト版と一緒に、続編「金太郎はどこへ！」をお届けします。

前回のブロクにあるように、転送先を指定しないまま転送したファイルがどこに行ってしまうかの謎を解くところから始めます。

参考にするのはAlfrescoマニュアルのtransfer, accessionの辺です。

https://docs.alfresco.com/governance-services/latest/using/manage-fileplan/

まずは、前回の作業をもう一度確認します。

予備知識として「破棄（destroy）」について

ルールにのっとった処分（disposal）の一つ
destroyしても、もとのところにフォルダの痕跡とメタデータは残る
破棄したことは監査ログに残る（破棄のタイムスタンプあり）
破棄レポートを出力して保存することも可能

受諾（accession）後に転送（transfer）をやってみる

「2018年度企画展」>「太郎」を作成し（ここまではカテゴリ＝フォルダ）、ファイル「脅迫状」を「保管整理プラン」メニュー（画面上部メニューが並んでいるところ）を使って取り込み（注意：ファイルレベルでなければファイルを取り込める機能は使えない）
メタデータを編集し、レコードとして宣言
カテゴリのメタデータの編集

保管権限設定
保管指示を「永年保存」に設定
保管スケジュールの編集で「カットオフ即時」のあと「受諾」（accession）するように設定

その後、「受諾」する
そうしてら、即座に「転送」フォルダに移動された
「転送」フォルダに行き「太郎」のアクション選択肢から、「転送完了」をクリックしてみたら
太郎消える！

転送（transfer）だけをやってみる

「次郎」フォルダ作成
保管スケジュールの編集で「即時カットオフ」「即時転送」「転送後即時破棄」と設定
その後、転送クリック
「次郎」消える！

結論：転送先を指定せず転送したファイルがどこに行ってしまうかがわからない。

↓こちらが保管スケジュールの編集画面

実は、今日は前回の作業をもう一度再現する過程で、エラーばっかり出て、あまり進みませんでした。パソコンの調子も参加者の調子もいまいちでしたね。ただもう一度確認できたことは、

転送先をいつどこで指定するのかわからない
転送先が決まってないものの行方がわからない
カテゴリレベルでは「保管整理プラン」のメニューが使えない（つまりファイルの取り込みができない）

です。

番外編：プロセス図

プロセス図は何で、いつ、どこで、出るか確認してみます。

2021年3月20日土曜日

【80】Alfrescoレコマネ続編パート7

久しぶりにブログ担当の平野です。

今日は人数が少なく（最大接続数7名）、最初はゆるーく始まりました。ブログの書き手が来るまで待とう、ということになり、今後のことなどをつらつらと話し合いながら、平野は夕ご飯をもぐもぐしておりました。

例えばアーカイブズ記述用システムに立ち返ってArchivesSpaceやってみる？とか、以前に意見が出たように、ストレージサービスを試してみるか？とか、Archivematicaを試したときもpipelineの設定ってうまくできなかったよね、といった話が出ました。

Archivematica Storage Service　https://www.archivematica.org/en/docs/storage-service-0.17/

師匠からは、ストレージをやるとしても、アーカイブズの保存庫としてどういう機能が必要かをしっかり考えなければいけないというお言葉をいただきました。Archivematicaと連携できるサービスはいくつかあるので、それのどれかを試してみるのもいいかなと。

また、Archivematicaは、長期保存するオブジェクトの状態についてauditする機能はあるのか、という話題も出ました。なんか自動的にやってくれている感じがしないねえ、というのがその場にいた人の感想ですが、例によって確かめたわけではありません。

そうしたおしゃべりのなかで、とりあえずご飯を食べ終わった私が、なんとなくとっていたメモをブログにアップする羽目になりました。いつものスクショあり絵文字ありのブログに比べると粘土板に楔型文字のレベルですが、まあハードル下げるということでー。

で、いろいろありまして、とりあえずAlfrescoが立ち上がっているので画面を共有することになりました。そもそも、電子記録もライフサイクルに沿って管理するわけですので、どこかの段階で現用管理のための保管場所から、ほかの保管場所に転送（transfer）する必要があります。その機能の使い方がわからないので見てみようということになりました。

Transferは、記録をほかの保管場所に移すことですが（何かが移動するだけ）、特別なtransferとしてaccession（普通だと「受け入れ」になりそうですが、Alfrescoでは「受諾」と訳されています）があります。Accessionは法令等に定められた義務的な移管で、物が移動するだけでなく、所有権や管理権なども、受け入れる側に移る、というのがAlfrescoでの考え方です。各自マニュアルを読んでください。

で、以前作った記録を見てみると、2月の初めに、「2週間後にカットオフして、カットオフの時点で即時破棄」という（しかも規程上5年保存）めちゃくちゃな設定をしたのですが、レコマネ担当者に「カットオフしたよー」というようなお知らせがあるわけでもなく、破棄もされていません。

「どうなってるの？」と思って分厚い（でもデジタルなのでたんにページ数が多いだけ）マニュアルを読んでみてもよくわかりません。もしかして、自動的にやってくれるわけじゃないのか？ということになり、サンプルデータだといろいろ複雑でめんどくさいので、以前適当につくったカテゴリ「展示会」でしたっけ、あれで新たにスケジュールを設定してみることにしました。

こんどはすぐに結果がわかるように「即時カットオフ、即時破棄」でやってみます。そうすると、カテゴリの横の様々なアクションが出るところに「破棄（destroy）」という選択肢が表示されるようになる、とマニュアルには書いてあるのです。しかし、表示されません。

「なんで出ないんじゃー」とまたマニュアル読みなおしたり、あれが悪いとかAlfrescoのバグだとかなんとかやりとりしていたら、なんと、「破棄」および「カットオフ取り消し」という選択肢がいつしか登場したのです！Yeah！この時間差の意味は私にはわかりません。師匠が何かおっしゃっていたのですが、コーフンしてメモれませんでした。すみません。

せっかくなので「破棄」してみましょう～。

＊注：Alfrescoには、「削除」（delete）と「破棄」（destroy）の２つがあります。前者は本当に何もかも消してしまうというアクションですが、後者はルールにのっとった処分（disposal）の一つで、destroyしても、フォルダがそこにあった痕跡とメタデータは残され、破棄したことは監査ログに残り、破棄レポートを出力して保存することもできます。これは便利です！

2度、「ほんとうに捨てんの？」「ほんとにいいの？」という趣旨の確認ウィンドウが出ますが、めげずにびしっと「破棄」したところ、確かにできました。フォルダの見た目の雰囲気がちょっと違うような気がしましたが（気のせいかもしれない）、まだ表示されています。確か、ここに「破棄済み」とか出たのではなかったでしたか？（誰か教えて）

レポートも出力（すっごいシンプルですが）して保存できました。また、フォルダの監査ログには、破棄のタイムスタンプがしっかり押されていました。

ここでやめてもよいのですが、気をよくしてtransferもやってみることにします。

またまた適当なカテゴリ「2018年度企画展」を作り、直下にフォルダ「太郎」を作成し、ファイル「脅迫状」を呼んできてメタデータを編集し、レコードにします。

→カテゴリのメタデータの編集→保管権限と保管指示「永年保存」→保管スケジュールの編集で「カットオフ即時」のあと「受諾」（accession）するように設定します。

前回しばらく時間がかかったので、この時点を記録します。20：47です。

しばし歓談......（わいわい）

20：51　に「受諾」という選択肢が出ました！やっほー

「受諾」すると、即座に「転送」されて.....どこに行ったのかと思ったら「転送」フォルダに移動しただけでした。なので、「転送」フォルダにある「太郎」のアクション選択肢にある「転送完了」をクリックしたら......

フォルダが消えました！どこかに行ってしまった！ーーーあれ、でも、元のファイルは残っているではあーりませんか！

そういえばマニュアルにはそのように書いてあったのでした。転送せよ、というと転送用にデータをひとまとめにして、転送フォルダに送って、そこからどこかに転送する。元のフォルダ等はそのままシステムに残るので、転送したらなくなってほしい場合には、「転送完了したら破棄」というような手順を組んでおく必要があるらしいのです。

しかし、わからないのは、肝心の転送場所はどうやって設定するのか？ということです。

転送した私たちのファイルはどこに行ってしまったの？？？？？

気を取り直して、「受諾」ではなく「転送」を試してみます。今度は「次郎」フォルダを作って、「即時カットオフ」「即時転送」「転送後即時破棄」とします。

今回は転送したら、フォルダのアクションに「破棄」も出たので、ちゃんと動いたことがわかります。でも、どこに転送されたの？？？？

というわけで、転送する先の設定がわからないまま転送したファイルは、サイバー空間に（じゃないかな）消えてしまったのでした。つまり、スケジュール作ってドキュメント作って記録にしてなんでもかんでもログやレポートも出るような賢いシステムを使って、あげくのはてにその記録を、定めたスケジュール通りにどこともしれぬところにシュパッと放り出す、というナゾな記録管理をしてしまったところで、今回は終了です。

次回は4月2日（金）19時からでーす。

2021年3月6日土曜日

【79】Alfrescoレコマネ続編パート6

前回のつづきです。機密指定classify機能は、無料版のCommunity版にはありませんでした。説明書にもないと書かれているようです。なので、有料版で使うしかないようです。

今日は、前回実行できなかった１．監査ログの記録化、２．ファイリングルールの自動化を試してみたいと思います。

１．監査ログは前回見えなかったと思ったのですが、ブラウザの裏に隠れていて、気づかなかったのです。全ファイル、誰がどの操作をしたかしっかりログができていました。

では、前回の記録からの続きです。整理保管フォルダに保管されているファイルのメニューから、監査ログを表示させることができます。

さて、監査ログはすべてのファイルに生成・記録されていくものですが、権限のある人（permission）のみにが閲覧することができます。しかし、必要な時にそのログをレコードとして作成し、使うことができる機能が「レコードとして整理保管」です。例えば、ある時点までの監査ログを「レコードとして整理保管」機能を使い、「監査レポート」を作成します。すると、同じフォルダの中に「audit_。。。。。。.html」といったファイルが作成されます。このauditファイルは、おおもとのレコードIDと同じIDが付与されるため、どのレコードの監査レポートかが分かります。

・完了済みの「企画書A」ファイル→監査ログ→「レコードとして整理保管」クリック→同フォルダ内にaudit。。。の監査レポートが作成され→クリックしたときの画像

想定される使い方としては、怪しいアクセスや改ざんなどがあったかと疑われる記録を、この機能でレポートを作成させ、レコード管理委員会などで不正などを確認する作業を行う際に使うとか。「ほら、変なことやったのでは？」と証拠として提出するなどでしょうか。詳細は、「Alfresco 3 Records Management (2011）」のp.387（Deliverables from the records audit）とp.379（The Audit tool）を参照しました。

また、レコード管理の管理者用ツール（RM Admin Tools）では、個々人の監査レポートも見る・作成することができます。例えば、マドギワさんのシステム内の活動などが「監査レポート」で見れます。これは監査ログが個別のレコードに対するログといえば、個人のログはシステムへのアクセスやアクションログのようです。

・レコード管理の管理者用ツール（RM Admin Tools）でマドギワさんの名前を検索してみた

では、フォルダ内ファイルをすべて「エクスポート」してみます。まず、Zipファイルで保存し、中のxmlファイルのを見てみました。エクスポートしたところ、各ファイルにすべて生成される監査ログの記録は書かれていませんでした。ただし、先ほど作成した、監査レポート「audit～」ファイルはエクスポートできていました。

２．では、ファイリングルールの自動化についてです。右上のルールの作成をクリックしたら、整理保管プランの下位フォルダの新しいルールを策定してみます。前回はクリックできないかと思われたんですが、できるのが分かりました。Automating File Planです。

ルールの定義を下記の図のよう設定してみます。各項目はプルダウンで選択することができます。今回は、「アイテムが変更されたとき」に自動に「指定したフォルダに移動」する設定をしてみました。

新しいルールを作りました。

その後、任意のファイルのプロパティでメタデータを編集（変更）してみたら、先ほどルールで事前に設定しとい保存先に変更したファイルが移動されていました。ルールを事前に作っておけば、自動的にルール通りに動作することが確認できました。

次回は、easy acess recordがdeclareできない現象について、もう少し調べてましょう。そしてAlfrescoの次はどのソフトウェア（アプリケーション）を対象に勉強会するか、考えてみましょう。

ちなみに、Alfrescoのマニュアル項目ごとにリンクされていたビデオチュートリアルはここにまとめられているよう変更されていました。ご参考までに。

次回は

3月19日（金）19:00〜

です。

2021年2月19日金曜日

【78】Alfrescoレコマネ続編パート5

本日も引き続きAlfrescoです。

本題に入る前に、Alfrescoには、オープンソフトウェアのCommunity版とEnterprise（製品版）があり、私たちがさわっているのは、無料でつかえるCommunity版です、と前置きしておきます。

では、前回の最後で、

・インポートではなく整理保管で自分のマシンに入っている文書を入れることができる

・稟議文書の画面では、なぜか次の日整理保管へ移動できていた

ということでしたので、それを確認するところからはじめます。

前回：

「「整理保管」（「インポート」の左隣）で文書を整理保管プランのフォルダーに入れることができました。これは、自分のマシンにある文書から選択します。」

このように書いています。

「整理保管」と「インポート」の違いですが、

「整理保管」は英語だと「File」になっています。

インポートは、インポートするファイルの選択→Alfrescoから整理保管プランを入れるための機能。つまり、さきにAlfrescoプランを作っておいて、それにそって一気に入れるという機能だそうです。

では、「整理保管」を押してみます。

電子はアップロードされているファイルが選べます。非電子はテキストでレコードのメタデータを入れることになります。

非電子の場合、名前、タイトル、説明、物理的なサイズ、コピー数、保管場所、棚、箱、ファイルなどが入力できます。

物理的なサイズは0～32bitサイズまでの数値のみで、A4などの判型は入れられません。

事前に組織としてサイズはなにを示すかと決めておく必要があるようです。

書架延長が一番入れるのにいいだろうという指摘がありました。

箱数にしても、どんなサイズの箱を使っているかは、各機関さまざまですもんね。

こうしたメタデータを入れると、レコードとして承認されるようになるはず。

というわけで、実際にやってみました。

●レビュアー一人承認のファイルがきちんとレコードとして認識されるかやってみましょう

窓際さんが企画書を課長に提出します。

→ワークフローの開始

　→アイテム選択　企画書

　　→レビュアー選択（課長）

　　　→期限（今日中）

これで、一通り手続きが終わりましたので、ユーザー変更して、課長でログイン

ダッシュボードで承認します。

もう一度作成者（窓際）へ戻って承認されていることを確認します

今回は、きちんとリポジトリのsharedに入っていました。

では、承認されたので、レコード管理サイトに移管します。

きちんと移管されたか、レコードマネージャー権限で入りなおして、サイトにログイン。確認します。

レコード管理サイト→整理保管プラン→きちんと入っていました！

まだ「未完了レコード」なので、レコードにする作業を説明にしたがってやっていきます。

ここからは、Filing RecordのFiling an unfiled recordからスタートします。

https://docs.alfresco.com/ags/concepts/rm-records-overview.html

まずは動画で確認です。

ちなみに、unfiled recordは、日本語だと「保管されていないレコード」となっています。

整理保管プランのなかに入っているなかで、整理保管されていないレコードという意味でしょうか？でも、どうやってここに入れるのかがわかりません。

メタデータを入れると、「レコードの完了」が押せるようになるようです。つまり、きちんとレコードとして成立していないとダメ、きちんとアーカイバルボンドをつくらなければ、レコードとして認められないということだそうです。

理にかなっている！

そのため、きちんとつくってみることにしました。

権限が付与されたユーザーでレコード管理サイトへ

昨日入れた未完了ファイルを選択、その他から「レコードの完了」を押してみます

→失敗しました。ちゃんと要件が入っていないとレコードになりません。

メタデータをきちんと入れないと「完了」できないことがわかりました。

では、そのとおりにやってみます。

その他→レコードメタデータの追加→PDFレコード（ちなみに、ここは必須ではないそうです。必要なときだけ入力してください）

つぎに、メタデータの編集で、作成者など要件を入力します。

制作アプリケーションヴァージョンが必須になっていますが、ファイルのヴァージョンがわかりません。ひとまず適当に入れて保存します。

これで「完了」できるはず…動画で確認します。

https://docs.alfresco.com/ags/tasks/rm-record-declare.html

なぜかファイルがcut offされてしまいました…

なんと、貼りつけられた動画がまちがってました！

実際に「レコードの完了」を押したら、無事「完了」しました！

メタデータを入力したことで、文書がレコードになりました。

すると、監査ログが見られるようになりました。

監査ログのエクスポートをすると、HTMLなどが見られるようになり、不正のチェックなど行えるようになるようです。

しかし、なぜか監査ログを一回消したら、二度目に入れなくなったので、別のレコードを完了してみます。

レコードメタデータの追加はしなくてもいいということなので、ダイレクトにメタデータの編集をします。

あれ？なぜか監査ログが表示されません…バグりました。(→あとから、バグではなく別ウィンドウで開いていたのに気づかなかったことがわかりました。)

権限の管理は見れました。アクセス管理をだれがしているか見られます。

なぜ監査ログが見られないのでしょうか？

バグではなく、一回ログを見て保存したため、新しいログがなくなったからではないのかという指摘がありました。

もう一回メタデータ編集してみようとしたのですが、レコードとして完了したので、一部しかいじれません。

受信者を変更して、保存、もう一度監査ログを試します。

やはり監査ログが表示されません。

一回しか表示されないのは、やはりバグのようです。（→実際にはちゃんと開いていたそうです）

では、つぎの作業に移ります。

完了したレコードは、リンク先を追加できるそうです。

移動先をクリックすると、別の場所に文書を移動することができました。

さきほどの動画にもどると、レコードにしてからは、1点単位でcut offができるようです。

つまり、1点単位でのリテンションスケジュールが設定できるということです。

保管のスケジュールを開き、適用先を1点単位で選べばできるはず…なのですが、テスト版なのでファイルが選択できませんでした。

●リクエストをだしてみよう

説明書を順番に見ていくと、メタデータ入力時に、作成バージョンなどがわからなかったとき、リクエストがだせることがわかりました。

その他→情報のリクエスト→公開日などわからない情報を入力して、作成者に問い合わせメールがだせます。

作成者に公開日について問い合わせてみました。

作成者でログインしなおすと、「あなたのタスク」にリクエストが来ています。

メッセージを返すと「タスク」から消えました。

レコマネにもどると、ちゃんと返事が来ています。

ただ、自動では公開日（リクエスト）が入りませんので、手動で入れます。

ちなみに、ファイルの番号は自動で入るようです。

●Easy access recordsです。

https://docs.alfresco.com/ags/concepts/rm-easy-access.html

でもマニュアルを見てもよくわかりません。作成者が業務上どんどんつくったファイルをレコードにするということのようです。最終的には、レコードマネージャーきちんと最終判断するとなるようです。

しかし、動画で選択している機能がテスト版には見当たらないので、なので、つぎにいきましょう。

●Classifying files and folders

まずドキュメントライブラリに行くように指示があるのですが、どこにあるでしょう？

探しているときに、レコマネ権限で入ると、リポジトリでいろいろなことができることがわかりました。

閑話休題

リポジトリのなかに、ドキュメントライブラリーがありました。

→ファイルを選択

→「その他」にClassifyがあるか確認

「その他」がありません！

レコマネサイトに移動してみます。

整理保管プランからフォルダを開くと、「その他」はありますが、Classifyはありません。

フォルダがオープンだからできないのでしょうか？

なんと、商品版だと自動で入っているそうですが、コミュニティ版ではthe Security Controls featuresをどこかから持ってきていれないといけないということです！

だから、Easy access recordsの項目がなかったのですね…

「ここまではコミュニティ版でできるよ」ってはっきり書いてくれればいいのに、との声…同感です！

どうやら、コミュニティ版では、getting startの範囲しかできないようです。

でも、限界があることはわかりました。

できる範囲でどんな使い方ができるか試すことに意義がある！

次回3月5日もアルフレスコを触っていきたいと思います。（→バグと勘違いした監査ログのエクスポートから始める予定です）

復習かねて、リテンションスケジュールなどいままでやったことをもう一度確認していってみましょう。

まだやれていない機能も試してみます。

しばらく離れていた人も、ぜひお越しください。

2021年2月5日金曜日

【77】Alfrescoレコマネ続編パート4？

今日は体調が悪いかたやお仕事の関係で参加者が少ないなかで前回からスタートです。

”課長”でログインし、”レコード管理”→”整理保管プラン”へ。

予算→予算2019→予算計画　という階層を確認し、”予算計画”にアイテムを移管することを実験します。が、作業途中で、対象が変わります。階層の深度は一緒なので、問題はありません。

っということで、マニュアルを見つつ確認していきます。
今日は無駄なことは書かずに作業した手順を記すことにつとめます。

【The File Plan】→【Building The File Plan】
ここで、パーミッションの管理が必要なことが記されていたことから、そちらを先に実行することに。
【Managing Permissions】→【Setting user permissions】

レコード管理のマネージャー（manetaro）でログインし、レコード管理の管理者用ツールでそれぞれの役割を確認し、ユーザーの役割を設定します。

ここではmadogiwaをユーザーに、manetaroを管理者に、kachoをパワーユーザーに、セキュリティ役員をbuchoにそれぞれ設定します。

【Loading test data】
テストデータを追加します。
・←をくりっくし、ダッシュボードの編集→ダッシュレットの追加：RM Data Set Importを追加
・データセットのインポートが見えるので、データセットの選択からファイル［DOD 5015 Example Data］を選択→テストファイルが追加されます。

【Retention Schedule】→【Creating a retention schedule】
レコードの管理→メタデータの編集→保存

※適用先はここでは選択できず。

【Creating retention schedule steps】
・カットオフに設定、カットオフの期間を2週間に。ステップの説明を記載して保存。
・ステップの追加→破棄を選択→即時を選択→ステップの説明を記載して保存。
・設定したファイルに保管ステップの記載が表示されます。

文書のアップロードと［記録管理］に移動
・madogiwaでログイン→ファイルの追加→ワークフローの開始：ファイルを選択し、レビュアーをkachoに設定、ワークフローの開始。kachoでログイン、madogiwaからのファイルを確認、タスクの編集：レビュー→ステータス・応答コメント→終了。
・madogiwaでログイン、タスクの編集、タスクの完了。あなたの文書→ファイルを移動：移動先→共有ファイルを選択。

ここで、共有ファイルに入った文書ファイルをレコード管理サイトに送ろうとするも出来ず。kachoでも出来ず。そこで、manetaroでログインするとレコード管理サイトに”コピー”を送ることが可能となった。ということは、権限の問題なのか？ということに。

さらなる疑問が。
・レコード管理のサイトメンバー・レコード管理の管理者で設定したユーザーの役割の4人のうち、manetaroのみが整理保管プランに入ることができるということはどういうことなのか。
・いろいろな役割を設定していることはわかりますが、サイトメンバーに指定しているのにもかかわらずそこに入ることもできないというのは問題なのでは、
上記の疑問を解決しようと話し合いに。一点、

”サイトメンバー”で投稿者になっていることが問題なのでは？

ということで、投稿者から共同作業者に設定を変更してみます。

・buchoでログイン→レコード管理→共同作業者になっていることを確認。
※「投稿者」となっているプルダウンで「共同利用者」選択します。

が、文書ファイルの移動について、結局出来ず。整理保管プランも見えません。

なにが問題なんだーーーーーー！！！！！

ここで朗報！！
https://docs.alfresco.com/ags/concepts/rm-manage-permissions.html
にて、フォルダー毎に権限を設定することで問題が解決できるという情報！

いろいろと面倒なので、
・管理ツールからグループを作成→レコード管理→整理保管プラン：フォルダを選択し権限の管理→ユーザー／グループの追加で作成したグループを追加。
・対象カテゴリの「権限の管理」で作成したグループを追加して保存。

buchoでログイン→記録管理→整理保管プランを確認。いけたーーーーー！！！

文書ファイルの移動は！！いけたと思ったらエラーーーーー！！！

・・・

ひょっとして、階層毎に権限を設定するのでは？？ということで、カテゴリの階層毎に権限の継承を実行→だめ～！！！！

ってことで、心が折れました。ええ、ボッキリと。そこで最期に、文書ファイルの作成者であり、「レコード管理サイト」のマネージャー：manetaroでファイルの移管を実行。

普通にいけました。

こうなると、全員にマネージャー権限を持たせるという、権限もなにも無い状態を思い浮かべ全員さらに折れます。

もう、、、ご飯、、、たべよう、、、

次回は、2月19日です！
Filing Recordsからです。

【追記】

後日、以下の点がわかりました。

「↑整理保管」（「インポート」の左隣）で文書を整理保管プランのフォルダーに入れることができました。これは、自分のマシンにある文書から選択します。

次にわかった、というよりもなぜか成功した点です。

ユーザー「窓際」で、「共有ファイル」にある文書を整理保管プランのフォルダーに移動することができました。金曜日はエラーが起こったのですが、どういうわけでしょうか。

2021年1月22日金曜日

【76】Alfrescoレコマネ続編パート3？4？

今日は参加者が少ない感じですが始めましょう！！
※だんだんと皆さん集まりました！お仕事お疲れ様です！！
…でもなんか中心メンバーがお疲れ気味のようで…負けないぞ！！やるぞ！！

まずは、H氏よりAlfrescoの機能と成り立ちの説明からこれまでの復習です。
DoD5015（https://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/dod-standard-5015-2.html）についても解説していただきました。

それでは本番です！

前回カットオフを設定したので、その確認からスタートです。
が、どこでそれを確認するのか、そもそもどのな表示になるのか判らずです。

右メニュー欄「処理」に「カットオフの削除」があったのでそれを押して見る。
これは失敗だったか？？そもそも「2020年度採用」フォルダで設定していたので、フォルダのなかのファイルでどうのこうのでなかったのでは？？視覚的・感覚的につかめないのでマニュアルを参照します。

「これ見てから削除すればよかったわ！あほやったな！！」

「そもそも、マニュアル通りに進めてくれば良かったんじゃね？」

・・・・チーン・・・・

だな。そうだな…（灰色

…ってことで、はじめからやり直すことにしました！

※以下「～」までは読み飛ばしていただいて結構です。
※いつも？こんな回り道をよくしているのです…その一端をさらします。

adminで入って「管理記録」（Record Manager）がレコードマネージャーだということを確認。
Record Managerでログインし、ダッシュボードからサイトの作成に。
しかし、”レコード管理サイト”は一つしか作成できないことに気づきました。
そこで、改めて”hira”で再度ログインし、”レコード管理”にはいります。

管理記録（Record Manager）→ユーザーの役割の設定→サイトへのユーザーの追加
を実行し、Record Managerで再度ログイン：hiraは全ての権限を持っているから

ログイン後、レコード管理→グループを選択：A部→権限を設定：ここでは投稿者を設定→サイトメンバー→権限を確認：管理記録（マネージャー）以外”投稿者”になっていることを確認。

ファイルプラン等を設定しようとするも、Permission～で拒否。理由が不明なため、adminで再度ログイン、”レコード管理”を確認すると当然adminなので、保管プラン等、全ての権限を付与されていることを確認。

なぜ出来なくなったのか。。。”A部”に入れてどうのということが問題では？ということで、”A部”グループから削除。が、無理。なぜだ～！！！あっ！“hira”でサイト”レコード管理”を作成していたことを思い出す。“hira”の権限を変えたりするとぐちゃぐちゃに。。。

～～～

ってことで、ユーザーを作り直すことに。

Adminでログインしたままで、”レコード管理”のサイトを削除し、改めて同サイトを作ろうとした時に気づきました。公開レベルが選択できないことを。つまり、何かしら制限されているのではということになります。ここではこの検証はしませんでした。後の課題です。

この問題は置いておいて、とりあえず新規ユーザーで”レコード管理”を作成し、ユーザーを追加していきます。ここでは、”madogiwa”を投稿者に、”部長”も同様に投稿者として追加しました。

レコード管理に戻り、”新しいカテゴリ”をクリック→名前→タイトルを設定します。
ここで、カテゴリごとにリテンションスケジュールが決まるということで、どのように振り分けるかについて議論になりました。
　問題となったのは、カテゴリ内に入れたフォルダがカテゴリに設定したリテンションスケジュールに縛られるということです。個々のフォルダ・ファイルには設定できないのです。例えば下図のように、階層を作成した場合、

カテゴリに設定したリテンションスケジュールにフォルダ（内ファイル）は縛られることになります。フォルダは2019年と2020年のフォルダになりますので、これを一律のスケジュールとするには問題があるということで議論になりました。しかし、

ここで、新たなことが判明します！カテゴリのなかに新しいサブカテゴリを作ることができまそした！！！yes！！！よって、カテゴリ毎にリテンションスケジュールが設定される問題は、これで解決です。

そこでまずは、

予算（カテゴリ）→予算2019（サブカテゴリ）→計画・配分（フォルダ）

としました。

カテゴリ”予算”の保管ステップを選択し、設定。

次に、メタデータの編集から”保管権限”：ここでは「記録管理規程」など：を設定。

次に、予算2019の保管スケジュールをしようとするも、出来ず…
そこで新たに”予算”の下にサブカテゴリ”予算2020”を作成し、“保存スケジュールの作成”を選択すると編集可能になりました。

つまり、カテゴリを作成し、保存スケジュールを設定した後に、サブカテゴリを作成し、保存スケジュールを設定するという手順を踏むことで、エラー無く設定することができることがわかりました。今日の収穫はこれ！
さらに言うと、例えdemoでも、きちんと後先を考えて設定するということ！これほ～んと大事！！

読んでいただいている方にとっては、

「は～？？Thats All？？？？？？」

ってなると思いますが、我々にとってはとても大きな収穫なのです！！

ってことで、お疲れ様でした！！

次回は、2月5日です。

※盛りだくさんの内容だったので、欠落があるかと思います。ご指摘ください。

2021年1月12日火曜日

【75】Alfresco　レコマネ機能の続き

あけましておめでとうございます！

(ｏ’v’)･.｡*ｧヶﾏｼﾃぉめでとぅ*｡.･(‘v’o)

コロナ禍で大変な新年となりましたが、道場では幸い誰も感染者は出ず、新年を迎えました！パチパチパチ！新年も大人の勉強会頑張ります〜

さてさて、今日もAlfrescoの続きで、レコマネ機能を確認します。レコマネ機能とは、作成した文書を記録として宣言し、管理するものです。ですので、記録として宣言したあとは修正・変更ができないと思われます。今日はそのへんの流れと機能を試してみます。

日本語の文字化け

その前に、日本語環境を整えるためには、文字化けを治す必要があります。いつものブログ参考にします。http://labo-blog.aegif.jp/　

以下はhttp://labo-blog.aegif.jp/から引用し、まとめたものです。いつもaegifさんにお世話になっています。ありがとう！

まず、libreofficeのためのDockerをインストールします。docker-compose.ymlのあるディレクトリにlibreofficeディレクトリを作成し、以下のDockerfileを作成します。

FROM alfresco/alfresco-libreoffice:2.1.0
 
USER root
 
RUN yum install -y \
            ipa-gothic-fonts \
            ipa-pgothic-fonts \
            ipa-mincho-fonts \
            ipa-pmincho-fonts \
           &&yum clean all
 
USER libreoffice

その後、docker-compose.ymlの、以下の部分を

libreoffice:
    image: alfresco/alfresco-libreoffice:2.1.0
    mem_limit: 1g
    ...

以下のように変更します。

libreoffice:
    
    build:
        dockerfile: Dockerfile
        context: ./libreoffice
    mem_limit: 1g
    ...

これで、実行してみますが、結局文字化けは解消できませんでした。キャッシュなどの問題でうまく行かない可能性があるようなのですが、キャッシュを削除する作業をすると以前のデータは消えるらしい。

そこでライセンスの問題かなと思い、docxファイルではなく、odtファイルをアップしてみました。そうすると日本語のレビューがAlfresco上で表示されるようになりました。しかし、どうすればdocxファイルを見られるようになるかはわかりません。

aegifさんのブログには、「Azure PortalでMicrosoft 365の連携設定を行う」という記事があるので、おそらくお金が要るだろうなとくらいにして、我々はこの問題はパスします（笑）。

レコマネ機能の確認

バージョンは異なりますが、以下のガイドが参考になります。

Getting Started with Alfresco Records Management（Enterprise Edition 3.2r）

http://www.formtek.com/rm/Alfresco_Enterprise_Edition_Getting_Started_with_RM.pdf

我々はとりあえずAlfrescoを色々試していたのですが、結局はガイドをみると、以下のような流れがあるようです。

Log in
Designing the File Plan
Create a disposition schedule
Filing items to the File Plan
Declaring a record（メタデータ付与）
Managing records folders
Managing records
Searching for records
Manage the Records Management

実際の我々の作業は結構右往左往しましたけど、結局やったことは下記のシナリオ通りのことでしたので、その順番で整理してまとめます。ガイドにも似たようなシナリオで説明されています。

ファイルを作成し、ワークフローを開始・稟議
承認（レビュー）を得る→業務修了
レコード管理サイトを作成
ファイル計画（File Plan）を作成：シリーズや、分類、フォルダを作成
保管スケジュール（Disposition instructions）を作成
文書をアップロードし、記録を宣言（declaring records）

ワークフローを開始（稟議）、承認を得る。

社員平が、作成した文書を、係長にレビューしてもらうことにしてみます。社員平でログインして、該当文書をアップロードしたあと、ワークフロー開始メニューを押して、レビュー条件を入力します。この作業は以前やっているので、省略します。ブログ69をご覧ください。https://irisawadojo.blogspot.com/2020/10/69alfresco.html

しかし、ここで注意することが一つあります。

以下は、係長の画面ですが、承認するアイテムが見えません。これは社員平が自分のサイトで、レビュアーにそのファイルを見られるように権限設定を行う必要があります。「あなたのファイル」の右側に「権限の管理」があるので、そこで該当ファイルの権限を設定できます。

レコード管理サイトを作成

一応これで、文書を作成し、承認したことで業務が修了したというシナリオが完了しましたので、次は、それをレコマネに渡す作業に移ります。

サイトメニューから「レコード管理サイト」を作成します。

作成すると、上記絵の背景にあるあなたのサイトにレコード管理サイトが現れます。

サイトに関係するメンバーも設定します。メンバーの役割には以下のようなものがありますが、我々は係長が所属しているA部を管理者で設定してみました（実際こんなことはありえませんが‥笑、適当です。）

マネージャ：サイトのすべてのコンテンツ（本人とサイトの他のメンバーが作成したコンテンツ）の全権限を持ちます。
共同作業者：本人が所有しているサイトコンテンツについてはすべての権限を持ちますが、他のサイトメンバーが作成したコンテンツについては編集権限のみで、削除権限はありません。
投稿者：本人が所有しているサイトコンテンツについてはすべての権限を持ちますが、他のサイトメンバーが作成したコンテンツについては編集も削除もできません。
利用者：サイト内での表示権限だけを持ち、自分のコンテンツは作成できません。

　　※https://docs.alfresco.com/using-ja/references/permissions_share.html

ファイル計画を作成

ここは、組織の機能分類や、カテゴリ、フォルダなどを設定するところです。事前に組織内でどのような分類を設けるかの計画がないと入力せきませんね。まさに記録管理です。我々はテストで以下のように、2020年度採用＞募集というフォルダを設定してみました。保管スケジュールは2020年度採用のレベルで行います。

保管スケジュールに起算日（カットオフ）と保存期間を設定し、処理内容を記載します。我々は次回の道場でテストを行うため、13日後破棄という設定にしてみました。

文書をアップロードし、移動

次は、業務が終わったファイルにメタデータを登録し、レコード管理サイトへ移動し、記録として宣言します。

以下のように未完了のレコードに、右にあるメタデータ編集メニューを利用して、メタデータを入力します。結構細かく入力するので、我々はパス（笑）しました。

Adding record metadata

https://docs.alfresco.com/ags/tasks/rm-metadata-add.html?m=2

ちゃんとしたメタデータ付与された画像がガイドの21pにあるので、ここに引用します。↓

メタデータ入力が完了したら、該当するフォルダへ移動することで、レコード宣言できます。一旦レコードとなると変更ができないようです。ここで変更ができるか色々いじってみましたが、できないみたい。変更できると改ざんになるよねと、若干議論になりました。桜〜桜〜が思い出すところです。笑

とりあえず、ここまでできました。なんとなく理解できた気がします。でも、大人の勉強会の醍醐味は2週間経つと誰も覚えてないということでしょうか。でも誰も怒りません。道場の良いところです。(￣▽￣;)アハハ…

今日はここまでです〜

======================

次回は1月22日です。

皆、家で一人で遊ばないで一緒に遊びましょう！待ってまーす。

2020年12月17日木曜日

【74】Alfresco：番外編、レコマネ機能でUser表示

第68回＜https://irisawadojo.blogspot.com/2020/10/68alfresco.html＞で書かれた「アイテム読み込み時のエラー」は、レコマネ（AGS）でも解決する必要があります。

その解決策がわかったので、番外編として記します。

　バグの修正は、

Dockerfileを作成：docker-compose.ymlと同じディレクトリに"vi（または、nano）"で作成し、
以下の内容を記載
FROM alfresco/alfresco-governance-share-community:V3.3.1.x-latest

ARG TOMCAT_DIR=/usr/local/tomcat
# Patch for https://github.com/Alfresco/acs-community-packaging/issues/367
RUN sed -i 's@<show-authorization-status>true</show-authorization-status>@<show-authorization-status>false</show-authorization-status>@' \
　　 $TOMCAT_DIR/shared/classes/alfresco/web-extension/share-config-custom.xml
docker-compose.ymlの記載、
share:
　 image: alfresco/alfresco-share:6.2.0
　　mem_limit: 1g
　　　　　 environment:
を、以下に修正。インデントに気をつけます。
share:
build:
dockerfile: ./Dockerfile
context: ./
mem_limit: 1g
environment:
再度、端末からdocker-compose upで完了
Administratorでログインし、管理ツール→ユーザーで"%"で検索すると、demoで入っているユーザーを含め、こちらで登録したユーザーも確認できました。

2.の最後の行は、$TOMCAT_DIR/webapps/share/WEB-INF/classes/alfresco/share-config.xmlでもおそらくOKです。

3.については、image:以下は不要です。というのも、Dockerfileに書いたFROM以下からPullするように、build:で書いているからです。

以上です。それでは皆様、寒くなってきたのでお体に気をつけて。

補足

alfresco-governance-repository-communityとalfresco-governance-share-communityのVersion指定は、OSに関係していました。

Ubuntu 18.04→V3.3.1.x-latest

macOS Catalina→V3.3.0.x-latest

です。Windows 10などお調べいただければ助かります。

2020年12月11日金曜日

【73】Alfresco：レコマネ機能を試してみよう！

今日は、前回から今日までのあいだに、優秀なエンジニアH氏が成功したレコマネ機能を追加するところから始めました。

♪♪さ～いってみよう♪♪

が！！あれれ？？？何故かエラー・・・

どうやら、【68】10月24日付本ブログの問題にあたった？？ようですが、うまくいかずでして。。。

われわれはそんなことでは負けません。スキップスキップ、問題はスキップです。H氏が成功したマシーンでレコマネ機能を試していきます。

気を取り直して！！　docker-compose up ！！

マニュアルを参照しながら取り組んだのですが。。。実際のところ問題なく動きました。よね？
マニュアルは、”Alfresco Governance Services 3.2”を参照しました。アプリの日本語訳が英語のニュアンスと合致しないことから、いろいろと議論しながら進めました。具体的には、

"Getting started with Governance Services"→"Life cycle of a record"→"Getting started for Records Managers"の機能を試してみました。
手順毎に、操作方法について動画が添付されていますので、それを確認しながら進めることができます。
（※道場のメンバーはなぜか、こういったところでこだわりを出し、結果、仮称や仮の設定で揉め出す。。。あれってなんなんすかね）

“Records Managers”を始める前に、サイトの作成など、事前設定を行います。
“管理ツール”にある“ユーザー”から”新しいユーザー”を追加していきます。
次いで、“サイトの作成”で適当なサイトを作成します。その際、サイトタイプ？？で“DOD5015.2”を選択しました。これで、サイトが作成され、ユーザーの追加・追加したユーザーの役割を設定していきます。

ここから、本日の本題にはいっていきます。
”整理保管プラン”（File Plan）で適当なプラン、ここでは動画にならって「健康管理」を作成し、それに保管スケジュール、保管スケジュールの段階、フォルダの追加やユーザーの権限を設定していきます。
この作業については、マニュアル以上に書きようが無いのですが。。。とにもかくにも、この作業で困ったのは、重複しますが、原点がどの日本語訳に当てられているのかとても分かりにくく、その照合が大変でした。
そして、意味？区分け？がよく分からない点もいくつかありました。例えば、

”title”と”name”

などなど。日本語にすると、同一になるものもあり、実際、重複する選択項目があったりしてその点はとても分かりにくいです。

全く身の無い、内容ですみません。とはいえ、ユーザーの検索がエラーになった以外は、一歩進められることができ、有料版ではなくてもレコードマネージメントで使用できそうな感じ？が見えたので今日は充実してたなと思います。
感想を書いている感じですが。。。そもそもこれを書いている拙H（優秀エンジニアとは別人）は、途中で主夫業に戻る必要があったので、退出してしまったことがこうした感想文になったことの最大の要因かと。。。出しゃばってすみませんでした。

次回は、来年1月8日です。来年は本当に良いお年を！と祈るばかりです。

2020年11月29日日曜日

【72】Alfresco：レコマネ機能追加の失敗2→その後成功！

Alfresco SDK 4.1

Alfresco SDK 4.1の設定を再確認。イージフ様のブログを再度参照。

http://labo-blog.aegif.jp/2020/08/alfresco-sdk-41.html

環境変数JAVA_HOMEの設定をしていませんでしたので、

echo "JAVA_HOME='/usr/lib/jvm/java-9-openjdk-amd64'"

を入力しました。

その後、

https://hub.alfresco.com/t5/alfresco-content-services-forum/how-to-install-records-management-in-all-in-one-aio-project-for/m-p/302322

で示される<dependency>をいったんコメントアウトし、Alfresco Community Services (ACS) 6.2が走るかを確認します。

Alfrescoのバージョンを201911GAに合わせるため、run.shやrun.batがあるディレクトリのpom.xmlを次のように設定します。もとは、6.2.0-eaになっています。

<alfresco.platform.version>6.2.0-ga</alfresco.platform.version>

<alfresco.share.version>6.2.0</alfresco.share.version>

こうしてから、

sudo ./run.sh build_start

を実行すると、成功です。ACS 6.2は無事走りました。

Alfresco Governance Services (AGS)に再度、挑戦します。

<alfresco.platform.version>6.2.0-ga</alfresco.platform.version>

にした効果があるかどうかを見てみます。

結論としては、効果がなく、前回と同じエラー。プライベート版を取りにいくという展開に。

諦めます。

Docker Compose

次に、ダメ元で、Docker Composeの方にトライしました。docker-compose.ymlを次の説明書にしたがって書き換えます。

https://docs.alfresco.com/ags-community/tasks/rm-deploy-docker-compose.html

サイトにあるのは、AGS 3.0でACS 6.0.7対応なので、以下のような設定が指示されています。

services:

alfresco:

#image: alfresco/alfresco-content-repository-community:6.0.7-ga

image: alfresco/alfresco-governance-repository-community:3.0.a

...

#image: alfresco/alfresco-share:6.0.b

image: alfresco/alfresco-governance-share-community

...

現在、上の方のimageは

image: alfresco/alfresco-content-repository-community:6.2.0-ga

となっています。これに合うAGSを探します。参照したのは次のサイト。

https://hub.docker.com/r/alfresco/alfresco-governance-repository-community/tags?page=1&ordering=last_updated

と

https://hub.docker.com/r/alfresco/alfresco-governance-share-community/tags?page=1&ordering=last_updated

です。

image: alfresco/alfresco-governance-repository-community:V3.4-latest

にすると、ユーザーとパスワードを入れる画面には行けますが、入力してもエラーが表示されて、アクセスできません。

V3.3-latest

にしてみると、adminとして、アクセスできました。

しかし、サイトを作成の選択肢に現れるはずの"レコマネ"がありません。

失敗です。諦めます。

次回は、有料版の無料トライアルを試してみます。

冒頭は復習からやりますので、みなさんぜひご参加ください。

後日、成功！

失敗やと思ったら、うまいこといった。Docker Composeの方を使い、docker-compose.yml内の設定をV3.3.1.x-latestにしただけです。

サイトのタイプで、レコード管理サイトが現れました！

次回からはこいつで遊んでいきます。

登録: 投稿 (Atom)